Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

1.1Diese Bedingungen regeln die Nutzung des CAE42-Portals der Keppler IT-Systems GmbH, Westerstr. 114–116, 28199 Bremen (nachfolgend „Anbieter“). Nutzer ist das Unternehmen, das im Portal einen Mandanten führt. Die Angaben zum Anbieter stehen im Impressum. Rechnungen stellt der Anbieter unter seinem Geschäftsbereich CloudFaktor.

1.2Abweichende Bedingungen des Nutzers gelten nur, wenn der Anbieter ihnen in Textform zugestimmt hat. Das gilt auch dann, wenn der Anbieter seine Leistungen in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen vorbehaltlos erbringt.

1.3Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB; der Nutzer bestätigt dies bei der Registrierung. Schließt ausnahmsweise dennoch ein Verbraucher einen Vertrag, gelten zusätzlich die zwingenden Verbraucherrechte, insbesondere das Widerrufsrecht nach Ziffer 19.

2. Vertragsschluss und Testphase

2.1Mit der Registrierung und der Bestätigung seiner E-Mail-Adresse erhält der Nutzer einen kostenlosen Testzugang. Damit kommt ein Nutzungsvertrag für die Testphase zustande. Ein Anspruch auf Vertragsschluss besteht nicht; der Anbieter kann eine Registrierung ohne Angabe von Gründen ablehnen oder einen Testzugang sperren.

2.2Eine Testphase gibt es für die Tarife, die auf der Preisseite dafür ausgewiesen sind. Getestet wird der Tarif, den der Nutzer bei der Registrierung wählt, mit dessen Umfang und Grenzen; Auswertungen per KI sind in der Testphase auf insgesamt 20 Seiten begrenzt, sofern der Tarif sie enthält. Statt der Testphase kann der Nutzer bei der Registrierung den sofortigen Start wählen; der kostenpflichtige Vertrag kommt dann mit seiner Bestellung im Bereich „Konto“ zustande, bis dahin gilt die Testphase mit ihren Fristen.

2.3Die Testphase dauert 30 Tage und endet von selbst; sie verlängert sich nicht und wird nicht berechnet. Danach bleibt der Zugang 30 Tage lang lesbar: Der Nutzer kann sich anmelden, alles ansehen und exportieren, aber nichts mehr anlegen oder ändern. Anschließend wird der Zugang gesperrt, sofern der Nutzer keinen Tarif bestellt hat.

2.4Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt zustande, wenn der Nutzer im Bereich „Konto“ einen Tarif zahlungspflichtig bestellt. Der Anbieter bestätigt die Bestellung per E-Mail.

2.5Die Angaben bei der Registrierung und im Bereich „Konto“ müssen wahr und vollständig sein und aktuell gehalten werden; das gilt insbesondere für die Rechnungsanschrift und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Der Anbieter kann im Einzelfall einen geeigneten Nachweis verlangen.

3. Leistungen des Anbieters

3.1Der Anbieter stellt dem Nutzer einen Mandanten im CAE42-Portal bereit: eine Arbeitsumgebung für Kundenbeziehungen, Vertrieb, Angebote und Rechnungen, Buchhaltung mit Mahnwesen, Kalender, Projekte, Dokumente und, je nach Tarif, Personal und Zeiterfassung, Wareneinkauf, Kundenportal, Support-Tickets und weitere Module.

3.2Welche Module, Grenzen und Merkmale der gewählte Tarif hat, ergibt sich aus der Preisseite in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung; sie ist Bestandteil des Vertrags.

3.3Der Anbieter schuldet den Betrieb des Portals, nicht den Erfolg der damit geführten Geschäfte. Eine Beratung in rechtlichen, steuerlichen oder buchhalterischen Fragen ist nicht Gegenstand dieses Vertrags.

4. Tarife, Grenzen und Zusatzpakete

4.1Die Tarife unterscheiden sich in ihren Modulen und in Grenzen: Nutzer, externe Konten, Objekte, Speicherplatz für Dokumente, angebundene Postfächer und, in den Tarifen für IT-Häuser, betreute Kunden. Ein Modul, das der Tarif nicht enthält, steht im Mandanten nicht zur Verfügung, auch nicht für dessen Inhaber.

4.2Ist eine Grenze erreicht, verweigert das Portal das Anlegen weiterer Einträge der betroffenen Art, bis der Nutzer in einen größeren Tarif wechselt. Bereits erfasste Daten bleiben davon unberührt und lassen sich weiter bearbeiten.

4.3Zusatzpakete erweitern einen Tarif um ein Modul. Sie sind nur in den Tarifen buchbar, für die sie auf der Preisseite ausgewiesen sind, und teilen Laufzeit und Abrechnung des Tarifs.

5. Benutzer und externe Konten

5.1Der Nutzer legt die Benutzer seines Mandanten selbst an und vergibt ihre Rechte. Er ist für ihr Handeln im Portal verantwortlich wie für eigenes.

5.2Externe Konten sind Zugänge für freie Mitarbeiter, Kunden im Kundenportal und den Steuerberater des Nutzers. Sie zählen nicht als Nutzer, sondern gegen die eigene Grenze für externe Konten, und sehen nur die für sie vorgesehenen Bereiche. Der Nutzer entscheidet, wen er einlädt, und stellt sicher, dass er die Daten, die er diesen Personen zugänglich macht, weitergeben darf.

5.3Der Anbieter kann für die Anmeldung einen zweiten Faktor verlangen. Der Nutzer sorgt dafür, dass seine Benutzer ihre Zugangsmittel geheim halten.

6. Buchhaltung, Rechnungen und Aufbewahrung

6.1Das Portal unterstützt den Nutzer beim Schreiben von Rechnungen, auch als XRechnung, und bei der Führung offener Posten und des Mahnwesens. Für den Inhalt seiner Belege, die Richtigkeit der Angaben und Steuersätze und die Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung bleibt der Nutzer selbst verantwortlich.

6.2Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB, treffen den Nutzer. Das Portal ist kein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD. Der Nutzer exportiert seine Belege rechtzeitig und bewahrt sie in eigener Verantwortung auf; das gilt besonders vor dem Ende des Vertrags.

6.3Eine Verfahrensdokumentation für seine Buchführung erstellt der Nutzer selbst. Auf Anfrage beschreibt der Anbieter die dafür nötigen technischen Abläufe des Portals.

7. KI-gestützte Funktionen

7.1Einige Funktionen, etwa das Einlesen von Visitenkarten und Broschüren oder das Übernehmen von Stammdaten aus einem Impressum, werten Inhalte mit einem Sprachmodell aus. Die Auswertung erfolgt innerhalb der AWS European Sovereign Cloud; die Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

7.2Die Ergebnisse sind Vorschläge. Das Portal legt sie dem Nutzer vor der Übernahme zur Prüfung vor; für die übernommenen Daten ist der Nutzer verantwortlich. Der Anbieter haftet nicht für die inhaltliche Richtigkeit der Vorschläge.

8. Postfächer und Nachrichten

8.1Bindet der Nutzer ein E-Mail-Postfach an, liest das Portal es mit den hinterlegten Zugangsdaten ausschließlich lesend ab und legt die Nachrichten im Mandanten ab. Der Nutzer stellt sicher, dass er zum Abruf berechtigt ist und die Betroffenen, soweit erforderlich, informiert sind.

8.2Nachrichten per E-Mail und SMS versendet der Anbieter über Netze und Dienste Dritter. Ihren Zugang beim Empfänger kann er nicht gewährleisten.

9. Betreuungsabrechnung für IT-Häuser

9.1In den Tarifen für IT-Häuser kann der Nutzer seine Kunden, die er im vNOC42-Portal betreut, aus CAE42 heraus abrechnen. Das Portal legt dazu Rechnungsentwürfe im Namen des Nutzers an; die Anzahl der überwachten Systeme liest es aus vNOC42.

9.2Die Entwürfe prüft und zeichnet der Nutzer selbst ab. Für die Rechnungen an seine Kunden und die zugrunde liegenden Verträge ist allein der Nutzer verantwortlich; der Anbieter wird dadurch nicht Vertragspartner der Kunden des Nutzers.

10. Pflichten des Nutzers

10.1Der Nutzer hält seine Zugangsdaten geheim, ändert sein Kennwort bei Verdacht auf eine Sicherheitsverletzung unverzüglich und unterrichtet den Anbieter, wenn sein Konto missbraucht wird.

10.2Der Nutzer ist für die Inhalte verantwortlich, die er im Portal speichert, und hält die geltenden Rechtsvorschriften ein. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, Inhalte auf Rechtsverstöße zu prüfen.

10.3Das Portal darf nicht in einer Weise genutzt werden, die seinen Betrieb beeinträchtigt, insbesondere nicht durch automatisierte Abfragen, die über die vorgesehene Nutzung hinausgehen.

10.4Verletzt der Nutzer diese Pflichten, ersetzt er dem Anbieter den daraus entstehenden Schaden und stellt ihn von Ansprüchen Dritter frei, soweit er die Pflichtverletzung zu vertreten hat.

10.5Der Nutzer erhält Rechnungen, Vertragsunterlagen und Mitteilungen elektronisch, per E-Mail oder im Bereich „Konto“. Er hält seine E-Mail-Adressen aktuell; für Nachrichten, die eine veraltete Adresse nicht erreichen, haftet der Anbieter nicht.

11. Verfügbarkeit und Leistungsstörungen

11.1Der Anbieter betreibt das Portal mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns, schuldet aber keine ununterbrochene Verfügbarkeit. Ausfälle von Strom, Netz, Hard- oder Software sowie Ereignisse außerhalb seines Einflussbereichs können den Zugriff vorübergehend einschränken.

11.2Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter, soweit möglich, vorher an und legt sie in verkehrsarme Zeiten. Dringende Arbeiten zur Abwehr von Störungen oder Sicherheitsrisiken kann er jederzeit ausführen.

11.3Vorübergehende Einschränkungen begründen weder eine Minderung noch ein Recht zur außerordentlichen Kündigung. Über Störungen von längerer Dauer unterrichtet der Anbieter die Nutzer über die hinterlegte E-Mail-Adresse.

12. Preise, Familienrabatt und Zahlung

12.1Es gelten die Preise der Preisseite in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung. Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, die auf der Rechnung gesondert ausgewiesen wird; bei Leistungen an Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer schuldet der Nutzer die Steuer selbst.

12.2Tarife und Zusatzpakete werden für ein Jahr im Voraus berechnet oder, wenn der Nutzer das bei der Bestellung wählt, mit einem Aufschlag von 10 % monatlich im Voraus; die Laufzeit nach Ziffer 13 bleibt davon unberührt. Die Rechnung kommt per E-Mail und steht im Bereich „Konto“ bereit; sie ist innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zu zahlen.

12.3Ist der Mandant mit einem kostenpflichtigen vNOC42-Konto desselben Unternehmens verbunden, gewährt der Anbieter 20 % Nachlass auf den CAE42-Jahrespreis einschließlich der Zusatzpakete (Familienrabatt). Maßgeblich ist der Stand bei der Bestellung, dem Wechsel oder der Verlängerung; entfällt die Voraussetzung, gilt ab der nächsten Verlängerung der volle Preis.

12.4Gezahlt werden kann per Überweisung oder PayPal. Welche Zahlungsarten zur Verfügung stehen, weist der Anbieter im Portal aus. Gebühren, die dem Anbieter durch eine abgelehnte Zahlung oder eine Rückbuchung entstehen, kann er dem Nutzer berechnen.

12.5Ist der Nutzer länger als 30 Tage in Verzug, kann der Anbieter den Mandanten nach vorheriger Mahnung sperren. Die Daten bleiben während der Sperre erhalten.

13. Laufzeit, Verlängerung, Wechsel und Kündigung

13.1Kostenpflichtige Verträge laufen zwölf Monate ab dem Tag der Bestellung; nicht verbrauchte Tage der Testphase entfallen. Sie verlängern sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn sie nicht spätestens 30 Tage vor Ablauf gekündigt werden. Der Anbieter weist mindestens 60 Tage vor Ablauf auf die bevorstehende Verlängerung und den dann geltenden Preis hin.

13.2Gekündigt wird über die Schaltfläche im Bereich „Konto“ oder in Textform, etwa per E-Mail an info@keppler.de. Eine Kündigung über das Portal kann der Nutzer bis zum Ablauf der Laufzeit dort zurücknehmen.

13.3Ein Wechsel in einen größeren Tarif oder das Hinzubuchen eines Zusatzpakets ist jederzeit möglich und wirkt sofort. Der Unterschied der Jahrespreise wird für die restlichen Tage der laufenden Laufzeit anteilig berechnet, bei monatlicher Zahlung der Unterschied der Monatspreise für die restlichen Tage des laufenden Monats; die Laufzeit bleibt unverändert.

13.4Ein Wechsel in einen kleineren Tarif oder das Abbestellen eines Zusatzpakets wird zum Ende der laufenden Laufzeit wirksam und ist bis 30 Tage vor deren Ablauf zu erklären. Ein Wechsel setzt voraus, dass die Nutzung des Mandanten in die Grenzen des neuen Tarifs passt.

13.5Das Recht beider Seiten zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

14. Änderungen der Leistungen, Preise und Bedingungen

14.1Der Anbieter darf Funktionen des Portals ändern, erweitern oder einstellen, wenn dies dem technischen Fortschritt dient, rechtlich geboten ist oder Missbrauch verhindert, und soweit der Nutzer dadurch nicht schlechter gestellt wird als vereinbart. Wesentliche Einschränkungen kündigt der Anbieter zwei Monate vorher an; der Nutzer kann in diesem Fall zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

14.2Preisänderungen wirken frühestens zur nächsten Laufzeit und werden spätestens mit dem Hinweis auf die Verlängerung mitgeteilt. Der Nutzer kann wie unter Ziffer 13 beschrieben kündigen.

14.3Änderungen dieser Bedingungen teilt der Anbieter in Textform mit. Sie gelten als angenommen, wenn der Nutzer nicht binnen sechs Wochen widerspricht; auf diese Wirkung weist der Anbieter in der Mitteilung gesondert hin. Widerspricht der Nutzer, kann jede Seite zum Ende der laufenden Laufzeit kündigen.

15. Haftung

15.1Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

15.2Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens auf das für ein Vertragsjahr gezahlte Entgelt.

15.3Der Anbieter haftet nicht für steuerliche oder buchhalterische Folgen aus Belegen und Buchungen, die der Nutzer im Portal erstellt, und nicht für die inhaltliche Richtigkeit von Vorschlägen KI-gestützter Funktionen. Das Portal ersetzt weder eine eigene Datensicherung noch die Aufbewahrung nach Ziffer 6.

15.4Während der Testphase haftet der Anbieter nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

15.5Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

16. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

16.1Der Anbieter verarbeitet die Daten des Nutzers nach der Datenschutzerklärung.

16.2Soweit im Mandanten personenbezogene Daten Dritter verarbeitet werden, ist der Nutzer Verantwortlicher und der Anbieter Auftragsverarbeiter. Es gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung; dort sind auch die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter benannt. Auf Verlangen stellt der Anbieter eine unterzeichnete Ausfertigung aus.

16.3Das Portal wird in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben (AWS European Sovereign Cloud, Region Brandenburg).

17. Datenexport, Lesezugriff und Vertragsende

17.1Der Nutzer kann seine Daten jederzeit über die Exportfunktionen des Portals herunterladen, insbesondere Listen je Objekttyp, Dokumente einzeln und ordnerweise, Belege als PDF und als XRechnung sowie Arbeitszeitnachweise. Zum Vertragsende stellt der Anbieter auf Verlangen zusätzlich einen Gesamtexport des Mandanten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit.

17.2Nach dem Ende eines kostenpflichtigen Vertrags bleibt der Mandant 90 Tage lang lesbar: Der Nutzer kann sich anmelden, alles ansehen und exportieren, aber nichts mehr anlegen oder ändern. Danach wird der Zugang gesperrt.

17.3Nach der Sperre darf der Anbieter die Daten löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Anbieters entgegensteht. Er kündigt die Löschung mindestens 30 Tage vorher an die hinterlegte E-Mail-Adresse an. Nach der Löschung besteht kein Anspruch auf Herausgabe.

18. Wechsel zu einem anderen Anbieter

18.1Der Nutzer kann verlangen, seine Daten zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Umgebung zu übertragen (Verordnung (EU) 2023/2854, Datenverordnung). Er kündigt den Wechsel mit einer Frist von höchstens zwei Monaten in Textform an.

18.2Der Anbieter stellt die exportierbaren Daten innerhalb einer Übergangsfrist von 30 Tagen nach Ablauf der Ankündigungsfrist in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit und unterstützt den Wechsel im zumutbaren Umfang. Die Daten bleiben danach mindestens 30 Tage abrufbar; anschließend löscht der Anbieter sie vollständig, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

18.3Mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels endet der Vertrag. Entgelte für den Wechsel selbst berechnet der Anbieter nicht.

19. Widerrufsrecht für Verbraucher

19.1Verbrauchern steht ein gesetzliches Widerrufsrecht zu. Gegenüber Unternehmern besteht kein Widerrufsrecht.

19.2Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns (Keppler IT-Systems GmbH, Westerstr. 114–116, 28199 Bremen, info@keppler.de, Telefon +49 421 59630721) mittels einer eindeutigen Erklärung, etwa ein mit der Post versandter Brief oder eine E-Mail, über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.

19.3Folgen des Widerrufs: Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart; in keinem Fall werden Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet.

19.4Haben Sie verlangt, dass die Leistung während der Widerrufsfrist beginnen soll, so haben Sie uns einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zum Widerruf erbrachten Leistung entspricht.

20. Schlussbestimmungen

20.1Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bei Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur, soweit ihnen dadurch nicht der Schutz zwingender Vorschriften des Staates entzogen wird, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben.

20.2Ist der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Bremen ausschließlicher Gerichtsstand.

20.3Erklärungen nach diesen Bedingungen bedürfen mindestens der Textform.

20.4Der Anbieter nimmt nicht an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teil und ist dazu auch nicht verpflichtet (§ 36 VSBG).

20.5Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.